Wiele informacji przekazywanych podczas rozmów ma znaczenie głównie w chwili, gdy padają dokładnie określone słowa. Prędzej czy później pamięć uczestników może być niepełna, a ponowne odsłuchiwanie długiego pliku na prawdę często utrudnia szybkie odnalezienie potrzebnego fragmentu. Z tego powodu przygotowywana jest transkrypcja nagrań, czyli przeniesienie treści wypowiadanej w materiale audio lub wideo do formy pisemnej.
W współzależności od rodzaju nagrania zapis może dotyczyć jednej osoby lub wieloosobowej rozmowy, a trudność pracy zmienia się wraz z jakością dźwięku. Całkiem inaczej wygląda materiał z wyraźną wymową i jednym rozmówcą, a całkiem inaczej spotkanie, podczas którego głosy nakładają się na siebie. Znaczenie mają również pauzy, urwane zdania, powtórzenia i fragmenty wypowiadane niewyraźnie (źródło informacji: transkrypcje cennik). W takich sytuacjach nie należy automatycznie zastępować niezrozumiałych słów swoją interpretacją, ponieważ nawet niewielka zmiana może wpłynąć na sens całej wypowiedzi.
Szczególnego znaczenia nabiera zapis materiału, który ma zostać zastosowany w sprawie formalnej. Transkrypcja do sądu powinna być przygotowywana z uwzględnieniem charakteru nagrania oraz celu, któremu ma służyć dokument. Istotne może być dokładne wskazanie rozmówców, zachowanie kolejności wypowiedzi oraz możliwość odnalezienia konkretnego miejsca w materiale źródłowym. Przy dłuższych nagraniach pomocne są oznaczenia czasu, ponieważ pozwalają sprawdzić, z jakiego fragmentu pochodzi dana część zapisu. Nie zawsze właściwe jest też poprawianie języka osób mówiących. Wypowiedzi ustne różnią się od tekstu pisanego, dlatego występują w nich niedociągnięcia, powtórzenia czy zdania rozpoczęte i niedokończone. Ich nadmierne wygładzanie może spowodować, że dokument przestanie wiernie przedstawiać przebieg rozmowy. Sposób opracowania powinien więc wynikać z tego, czego wymaga konkretne wykorzystanie materiału.
W praktyce bardzo dużo czasu może zająć nie samo wpisywanie słów, lecz rozstrzyganie miejsc problematycznych. Praktyczny stenogram nie powinien opierać się na zgadywaniu, gdy nagranie nie umożliwia niedwuznacznie ustalić wypowiedzi. Szum uliczny, odgłosy urządzeń, rozmowy prowadzone w tle czy duża odległość od mikrofonu potrafią sprawić, że pojedyncze frazę staje się trudne do rozpoznania. Jeszcze większym wyzwaniem są sytuacje, w których rozmówcy mówią równocześnie. Wtedy konieczne może być wielokrotne odsłuchanie krótkiego fragmentu i ranking go z kontekstem całej rozmowy. Kontekst pomaga zrozumieć wypowiedź, ale nie powinien być traktowany jako podstawa do dopisywania treści, której de fakto nie słychać. W dokumentach o charakterze formalnym zwłaszcza istotne jest rozdzielenie tego, co wynika bezpośrednio z nagrania, od tego, co mogłoby być wyłącznie domysłem osoby wykonującej zapis.
Znaczenie ma także sposób przygotowania materiału przed rozpoczęciem pracy. Oryginalne nagranie powinno pozostać dostępne, ponieważ zapis tekstowy nie zastępuje źródła i w razie potrzeby może wymagać porównania z konkretnym fragmentem audio albo wideo. Przydatne okazuje się także zachowanie jednolitego sposobu oznaczania osób, czasu oraz fragmentów, których nie można wnikliwie odczytać. W sytuacji kilku godzin materiału warto zwracać uwagę na ciągłość zapisu, ponieważ zmiana oznaczenia jednego rozmówcy może w przyszłości utrudnić interpretację całego dokumentu. Na prawdę ważna jest również jakość samego pliku. Kompresja, bardzo cichy dźwięk lub nagranie zrealizowane z wielkiej odległości mogą ograniczać dokładność zapisu niezależnie od sposobu jego opracowania. Dlatego przy ocenie gotowego dokumentu należy brać pod uwagę nie tylko i wyłącznie formę tekstu, lecz również sposobów i ograniczenia materiału, z którego został on sporządzony.
Polecana strona: stenogram.