Sposób, w jaki odbiorca korzysta z witryny, zależy nie tylko i wyłącznie od jej wyglądu. Równie ważne są kolejność informacji, nazwy poszczególnych sekcji oraz to, ile czynności powinno się wykonać, ażeby dotrzeć do konkretnej treści. Przy planowaniu serwisu łatwo skupić się na stronie głównej i pominąć podstrony, które w przyszłości okazują się równie ważne.
Tworzenie stron www obejmuje dlatego także analizę przewidywanych ścieżek użytkownika. Jeżeli już ktoś ma znaleźć dane kontaktowe, propozycję, dokument lub określony artykuł, warto uprzednio sprawdzić, z jakiego miejsca powinien móc do niego przejść. W praktyce przydaje się również spojrzenie na witrynę z punktu widzenia osoby, która nie zna jej struktury. Szczegół bezsporny dla autora projektu nie musi być bezdyskusyjny dla nowego użytkownika. W pewnych przypadkach niewielka zmiana nazwy zakładki albo przesunięcie ważnej informacji umożliwia uniknąć budowy dodatkowych ekranów i zbędnych przejść między stronami.
Innym zagadnieniem jest sposób prezentowania treści na różnorakich urządzeniach. Projektowanie stron www wymaga uwzględnienia sytuacji, w której ten sam materiał będzie oglądany na sporym monitorze, laptopie, tablecie i telefonie. Nie wszystkie elementy można zwyczajnie zmniejszyć. Tyczy się to szczególnie tabel, rozbudowanych formularzy, wykresów a także menu zawierających wiele pozycji. Nierzadko konieczne jest wykorzystanie innego układu, skrócenie części komunikatów lub przeniesienie mniej bardzo istotnych informacji w inne miejsce. Problemem może być także sposób wyświetlania zdjęć. Obraz przygotowany w określonych proporcjach może bardzo dobrze wyglądać w jednym miejscu, a po zmianie szerokości ekranu zostać niekorzystnie przycięty. Warto więc przewidzieć takie przypadki jeszcze przed dodaniem większej liczby materiałów. Późniejsza zmiana formatu kilkudziesięciu czy kilkuset grafik jest bardziej pracochłonna niż zobowiązanie zasad na początku.
Przy wortalach sprzedażowych dochodzi jeszcze kwestia współzależności pomiędzy informacją o produkcie a całym procesem zamówienia. Sklepy online mogą zawierać setki albo tysiące pozycji, a każda z nich może posiadać kilka wariantów, wymiarów albo innych cech. Samo umieszczenie towarów w katalogu nie rozwiązuje problemu organizacji danych. Powinno się ustalić, które parametry będą wykorzystywane do wyszukiwania, które do filtrowania, a które powinny być widoczne dopiero na karcie produktu. Przy większej liczbie dziedzinie pojawia się również ryzyko, że jeden produkt będzie pasował do kilku miejsc i bez określonych zasad zacznie być przypisywany w sposób niespójny. Znaczenie ma również obsługa stanów, przekształceń cen i wycofywania pozycji. Jeżeli produkt przestaje być dostępny, trzeba określić, co dzieje się z jego stroną, odnośnikami oraz miejscem w dziale. To są z pozoru drobne decyzje, ale przy dużym katalogu ich skutki mogą być widoczne w wielu częściach serwisu jednocześnie.
Warto też uwzględnić sposób, w jaki witryna internetowa będzie zmieniana po jej uruchomieniu. Strona rzadko pozostaje przez lata ze starannością w takim samym stanie, jak w dniu publikacji. Dochodzą nowe treści, zmieniają się dane, ukazują się kolejne podstrony, a czasami konieczna jest zmiana całego fragmentu układu. Dlatego już w trakcie przygotowania warto rozróżnić elementy przemieniane regularnie od tych, które powinny pozostać stałą częścią konstrukcji. Przydatne jest również przewidzenie, kto będzie odpowiadał za późniejsze aktualizacje i jakie czynności będzie wykonywał własną pracą. Jeżeli już edycja prostego tekstu wymaga zmiany wielu niezależnych elementów, nawet niewielka uaktualnienie może powodować pomyłki. Z drugiej strony zbyt duża liczba dostępnych ustawień może utrudnić utrzymanie spójnego wyglądu. Końcowy sposób organizacji zależy zatem od wielkości witryny, rodzaju publikowanych materiałów a także częstotliwości przemian, a te czynniki mogą edytować się wraz z rozwojem serwisu.
Zobacz także: pozycjonowanie stron Warszawa.