Organizacja oprawy fotograficznej i filmowej wesela wiąże się z koniecznością ustalenia, jakie momenty mają zostać udokumentowane i w jakiej formie. Zdjęcia oraz nagrania powstają w różnorakich warunkach, dlatego znaczenie ma nie tylko sam sprzęt, lecz także sposób pracy w trakcie uroczystości. Fotograf i kamerzysta na wesele mogą działać równolegle, ale ich zadania nie są takie same.
Fotograf koncentruje się na pojedynczych kadrach, emocjach, detalach i relacjach między uczestnikami, jednak kamerzysta rejestruje przebieg wydarzeń w czasie. W praktyce znaczy to inne ustawienie w trakcie ceremonii, inne podejście do przemieszczania się po sali oraz odmienny sposób wyboru materiału.
Jeszcze przed uroczystością warto ustalić zakres dokumentacji. Nie każda para preferuje, aby aparat lub kamera towarzyszyły jej przez cały dzień. Część osób uwzględnia przygotowania, ceremonię, życzenia, przyjęcie i część wieczorną, inne ograniczają materiał do najważniejszych wydarzeń (dodatkowe informacje: fotograf wesele stary sącz). Takie ustalenia mają znaczenie również z punktu widzenia organizacji pracy. Podczas przygotowań w niewielkim pomieszczeniu większa liczba osób może utrudniać swobodne poruszanie się, tak samo jak obecność kilku urządzeń rejestrujących w czasie składania przysięgi. Dlatego fotograf i kamerzysta na wesele powinni znać przedtem zamysł dnia, kolejność wydarzeń a także miejsca, w których będą się one odbywać. Umożliwia to ograniczyć przypadkowe wchodzenie sobie w kadr i całkiem dobrze przewidzieć momenty wymagające szybkiej reakcji.
Istotnym elementem jest także sposób pracy w trakcie przyjęcia. Niektóre sytuacje ukazują się wyłącznie raz, przykładowo wejście pary młodej na salę, 1szy taniec czy określone zwyczaje związane z oczepinami. Przy takich wydarzeniach liczy się znajomość harmonogramu, ale potrzebna jest też możliwość reagowania na jego zmiany. Wesele rzadko przebiega co do minuty zgodnie z wcześniejszym planem. Opóźnienie obiadu, przesunięcie pierwszego tańca albo spontaniczne przemówienie mogą zmienić kolejność wydarzeń (zobacz więcej: fotograf i kamerzysta na wesele szczawnica). W przypadku fotografii znaczenie ma także światło. Zdjęcia realizowane przy silnym oświetleniu sali będą wyglądały przeciwnie niż kadry z parkietu oświetlonego tylko przez dekoracje i światła DJ-a. W trakcie filmowania dochodzą natomiast kwestie związane z dźwiękiem, ruchem kamery i ciągłością ujęć. Te różnice sprawiają, że dokumentacja tego samego wydarzenia nie jest tworzona według jednego schematu.
Przy wyborze zakresu materiału warto zwrócić uwagę również na to, co dzieje się po zakończeniu wesela. Surowe zdjęcia i nagrania wymagają selekcji oraz opracowania, a sposób przygotowania materiałów wpływa na ich późniejsze wykorzystanie. W przypadku zdjęć znaczenie ma liczba wybranych ujęć, ich spójność i sposób obróbki. Film wymagco więcej montażu, uporządkowania kolejności scen a także pracy z dźwiękiem. Warto uprzednio określić, czy oczekiwany jest krótki materiał pokazujący bardzo istotne chwile, dłuższy zapis wydarzeń, czy zestaw różnorakich form. Ma to znaczenie także wtedy, gdy wesele odbywa się w kilku miejscach, przykładowo przygotowania w domu, ceremonia w innym obiekcie, a przyjęcie w sali oddalonej o kilkanaście kilometrów. Im bardziej rozbudowany przebieg dnia, tym większe znaczenie ma wcześniejsze przekazanie dokładnego harmonogramu i określenie, które wydarzenia mają wyszukać się w końcowym materiale.
Zobacz również: fotograf i kamerzysta na wesele nowy sącz.