Nagrania dźwiękowe i materiały wideo są dziś wykorzystywane w większości przypadków, w których późniejsze odtworzenie całego materiału może być niewygodne albo czasochłonne. W tak zaistniałych okolicznościach znaczenie ma wierne przeniesienie wypowiedzi do postaci tekstowej. Transkrypcja nagrań może obejmować rozmowy, wywiady, posiedzenia, spotkania, wykłady czy materiały zarejestrowane w trakcie pracy.
Samo przepisanie słów nie zawsze jest jednakże najprostszym zadaniem. Znaczenie mają jakość dźwięku, liczba osób mówiących, sposób wypowiadania się oraz obecność szumów i przerw. Przy nagraniu kilku rozmówców trzebw dodatku rozpoznać, kto zabiera głos. Jeżeli już materiał jest niewyraźny, próba odgadnięcia brakującego fragmentu może prowadzić do zmiany sensu wypowiedzi, dlatego w praktyce nie gorzej podkreślić miejsce trudne do ustalenia niż uzupełniać tekst na bazie przypuszczeń.
Innego podejścia wymaga dokument przeznaczony do zastosowania w postępowaniu. Transkrypcja do sądu powinna głównie możliwie wnikliwie odzwierciedlać treść źródłowego nagrania, ponieważ nawet z pozoru drobne różnice mogą posiadać znaczenie przy ocenie materiału (zobacz również: stenogram cennik). Ważne mogą być nie tylko i wyłącznie same słowa, lecz również kolejność wypowiedzi, przerwania, powtórzenia czy momenty, w których uczestnicy mówią równocześnie. W współzależności od celu dokumentu stosuje się różny poziom szczegółowości. W pewnych przypadkach niezbędny jest zapis wypowiedzi wraz z oznaczeniami czasu, a innym razem treść uporządkowany w taki sposób, by łatwiej było wyszukać dany fragment nagrania. Nie należy a przy tym poprawiać wypowiedzi tylko po to, aby brzmiała bardziej literacko. Język mówiony na prawdę często zawiera niedokończone zdania, powtórzenia i potoczne określenia, które mogą zostać utracone podczas nadmiernej redakcji.
W sytuacji dłuższych materiałów na prawdę często pojawia się pojęcie stenogram, choćby w praktyce zakres tego określenia bywa różnie rozumiany. Stenogram może być szczegółowym zapisem przebiegu rozmowy albo wydarzenia, z uwzględnieniem kolejności wypowiedzi poszczególnych osób. Przy pracy z takim materiałem na prawdę ważna staje się konsekwencja w oznaczaniu rozmówców a także zachowanie jednolitego sposobu zapisu przez cały dokument. Problem pojawia się szczególnie wówczas, gdy kilka osób wypowiada się równocześnie, ktoś mówi bardzo cicho lub nagranie zawiera fragmenty o słabej jakości. Wtedy nie wystarczy mechaniczne rozpoznawanie mowy. Konieczne jest porównywanie nieprostych fragmentów z wcześniejszym i późniejszym kontekstem, a nierzadko też wielokrotne odsłuchiwanie tego samego miejsca. Nie znaczy to natomiast, że niejasny fragment należy samemu interpretować. Zadaniem osoby sporządzającej zapis jest możliwie wierne zilustrowanie materiału, a nie zmienianie jego treści.
Na dokładność zapisu wpływa także sposób przygotowania samego nagrania. Wyraźny dźwięk, niewielka liczba zakłóceń i możliwie czytelny podział głosów ułatwiają późniejszą pracę. Przy materiałach zastosowanych do celów formalnych warto zachować oryginalny plik, ponieważ treść jest zapisem pochodnym i w razie potrzeby powinien dać się odnieść do źródła. Pomocne bywają oznaczenia czasu, dzięki którym konkretną wypowiedź można bardzo szybko porównać z właściwym miejscem nagrania. Znaczenie ma także metoda dokumentu: zbyt duża ingerencja redakcyjna może oddalić zapis od rzeczywistego przebiegu rozmowy, jednakże całkowity brak uporządkowania utrudnia użytkowanie z tekstu. Dlatego przy transkrypcji trzeba za każdym razem uwzględnić rodzaj materiału, jego wykorzystanie oraz ograniczenia wynikające z jakości źródła.
Sprawdź również informacje na stronie: transkrypcje nagrań.